Kassenbuch führen für Profis – das musst du wissen

Kassenbuch führen für Profis – das musst du wissen

Die liebe Kassenbuchführung. Als Unternehmer aus Herz und Seele sicher nicht das Highlight deines Tagesgeschäfts. Dem Kassenbuch haftet ein Ruf als lästige Notwendigkeit an und sorgt oft für ein latent schlechtes Gewissen. Erfüllt mein Kassenbuch die gesetzlichen Anforderungen? Welche sind das genau? Wird auch ein digitales Kassenbuch anerkannt? Und was bedeutet eigentlich „ordnungsgemäß”? 

Schluss mit der Ungewissheit! Zeitgold erklärt dir einfach und präzise, welche Anforderungen das Finanzamt an das Kassenbuch stellt. Damit du dich wieder dem widmen kannst, wofür dein Herz schlägt: deinem Unternehmen.

Was ist überhaupt ein Kassenbuch?

Ins Kassenbuch trägst du deine gesamten Bargeschäfte ein, also alle Einnahmen und Ausgaben, in denen Bargeld bewegt wird. Im Bargeldgewerbe ist das Führen eines Kassenbuchs sehr empfehlenswert. Besonders kleine Unternehmen mit geringerer Mitarbeiterzahl profitieren davon, ihre Bargeschäfte in einem Kassenbuch nachzuweisen.

Genauigkeit ist hier oberstes Gebot, denn Bargeldbetriebe werden von der Finanzverwaltung intensiv geprüft und das Kassenbuch bei einer Betriebsprüfung genau unter die Lupe genommen. Bargeldintensive Betriebe kommen aus den unterschiedlichsten Branchen. Eine Kasse führen Gastronomen wie Restaurant-, Café- oder Bäckereibesitzer ebenso wie Apotheken, Einzelhändler, Tankstellen, Handwerksbetriebe oder Metzger. Auch Logistikgewerbe wie Taxi-Unternehmen oder Busreiseanbieter führen eine Kasse, ebenso Hotels und Pensionen. Egal, ob du 80 Cent für eine Briefmarke oder 1349 Euro  für die Getränkelieferung ausgibst, jedem Geschäftsvorfall mit Bargeld gebührt ein eigener Eintrag.

Kassenbuch – diese Einträge sind Pflicht

  • Datum
  • Belegnummer
  • Buchungstext
  • Betrag mit Währung
  • Steuersatz
  • Umsatzsteuer
  • aktueller Kassenbestand

Alle Bargeldbewegungen müssen einzeln, zeitnah und vollständig ins Kassenbuch eingetragen werden. Das heißt: täglich. Im oft hektischen Betriebsalltag kommst du vielleicht nicht direkt dazu, jede Kassenbewegung gleich ins Kassenbuch einzutragen. Da ist Chaos am Ende des Tages vorprogrammiert.

Eine praktische Alternative zum physischen Kassenbuch kann beispielsweise eine Kassenbuch-Software oder eine Kassenbuch-App sein, in der die Einträge mit ein paar Klicks auf dem Handy erledigt werden können. 

Die digitale Kassenbuch-Funktion in der Zeitgold App erleichtert dir die ordnungsgemäße Buchführung zusätzlich, indem sie bei jedem Eintrag mitrechnet und den Tag nach Geschäftsschluss automatisch für dich abschließt – und das mit nur ein paar Klicks.

Kassenbuch führen – handschriftlich oder elektronisch? 

Aufatmen! Die Pflicht zum handschriftlich geführten Kassenbuch gehört zum Glück der Vergangenheit an. Heute unterscheidet man zwischen manueller und elektronischer Kassenbuchführung. 

Vorgefertigte Tabellen oder handschriftliche Bücher weichen immer stärker der elektronischen Variante. Das digitale Kassenbuch gilt als die Lösung der Zukunft und lässt sich ganz einfach per Kassenbuch-Software oder mit einer Buchhaltungs-App führen. 

Lesetipp:

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Grundvoraussetzung Nummer eins: Du brauchst eine Geschäftskasse. Da alle Umsätze einzeln aufgezeichnet werden müssen und die Anforderungen an die korrekte Erfassung sehr hoch sind, kommt meist die elektronische Registrierkasse zum Einsatz. 

Kunden von Cafés, Restaurants und Friseursalons erwarten einen elektronischen Beleg, beispielsweise um ein Geschäftsessen steuerlich geltend zu machen. Die elektronische Registrierkasse erleichtert die digitale Kassenbuchführung enorm. 

Völlig ersetzen kann die Registrierkasse die Kassenbuchführung zwar nicht, nimmt dir aber ein ganzes Stück Arbeit ab. So lassen sich zum einen die einzelnen Umsätze leichter archivieren, zum anderen wird die digitale Speicherung der Daten transparenter. Wie du mit einem digitalen Kassenbuch auch noch viel wertvolle Zeit sparst, erfährst du hier.

Fehler in der Kassenführung – das kann teuer werden

Darf man Kassenbucheinträge ändern? Grundsätzlich nicht. Ein Zahlendreher ist allerdings schnell passiert und ein fehlerhafter Betrag muss natürlich korrigiert werden. Wenn du Einträge im Kassenbuch nachträglich änderst, muss erkennbar sein, wie der Eintrag ursprünglich aussah, sprich lesbar bleiben, und welche Änderung du vorgenommen hast. 

Außerdem muss das Datum der Änderung vermerkt werden. Überschreiben, Durchstreichen oder Radieren ist ein No-go. Das gilt natürlich nur für das handschriftliche beziehungsweise physische Kassenbuch. Führst du dein Kassenbuch per App, kannst du Vertipper vor dem Speichern noch korrigieren. So sind alle Angaben korrekt.

Kritisch wird es bei rechnerischen Kassenfehlbeträgen, die sicher jedem, der sein Kassenbuch per Hand führt, schon mal unterlaufen sind. Vielleicht hast du an einem Tag keine Endsumme ermittelt und der Fehlbetrag ist dir daher nicht gleich aufgefallen. 

Da du nicht mehr Bargeld ausgeben kannst, als tatsächlich in deiner Kasse ist, kann sich der Fehlbetrag nur rein rechnerisch ergeben haben. Bei einer Betriebsprüfung kann das dennoch zu Schwierigkeiten führen. 

Stellt der Betriebsprüfer Kassenfehlbeträge fest, unterstellt er dir, dass du nicht alle Betriebseinnahmen erfasst hast. In diesem Fall erhöht er die Einnahmen um einen geschätzten Betrag – und das kann teuer werden.

Ganz einfach umgehst du dieses Risiko, indem du dein Kassenbuch digital mit Zeitgold führst. Die App rechnet automatisch für dich mit und zeigt dir am Tagesende direkt, ob der Saldo aufgeht.

GoBD: Was hat sich geändert?

Das Bundesfinanzministerium (BMF) stellt strenge Anforderungen an das elektronische Kassenbuch. Bei der Betriebsprüfung werden digitale Kassenbücher in Hinblick auf die GoBD-Richtlinien genau geprüft. Für dich als Unternehmer spielen die neuen Regelungen eine sehr entscheidende Rolle und sind daher oft Grund für Unsicherheit und Verwirrung. Klären wir zunächst das Wesentliche.

Wofür steht GoBD?

Hinter dem kleinen Kürzel steht ein echtes Wortungeheuer – mit großer Wirkung. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff”. Mit ihrem Inkrafttreten am 1. Januar 2015 ändern sich die Anforderungen an die EDV-gestützte Buchführung. Konkret bedeutet das: Elektronisch erstellte geschäftliche Belege müssen zehn Jahre oder länger unveränderbar digital aufbewahrt werden.

Die GoBD wurden mit einem BMF-Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014 veröffentlicht und lösten die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) ab. Mit der Einführung änderten sich die Anforderungen an die Kasse. Wer eine elektronische Registrierkasse führt, muss gewährleisten, dass diese die geforderten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllt.

Im Wesentlichen geht es dabei um Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit. Seit dem 01. Januar 2017 dürfen nur noch Registrierkassen eingesetzt werden, die den GoBD gerecht werden – nicht nur den älteren GDPdU. 

Viele alte Kassensysteme erfüllten die Anforderungen nicht und konnten keine ordnungsgemäße Kassenbuchführung mehr gewährleisten. Sie mussten entweder „aufgerüstet” oder, wenn das nicht möglich war, durch neue Systeme ersetzt werden.

Wichtig zu wissen

Unternehmer, die bisher keine elektronische Registrierkasse geführt hatten, sind auch heute nicht dazu verpflichtet. Auch das elektronische Kassenbuch ist keine Pflicht. Eine Registrierkassenpflicht ist vom Bundesfinanzministeriums auch für die Zukunft nicht geplant.

Sogar der Einsatz einer offenen Ladenkasse bleibt weiterhin erlaubt und steuerlich zulässig – egal sie ob allein oder in Kombination mit einer elektronischen Kasse verwendet wird. Eine Umstellung würde sich allerdings anbieten, denn das digitale Kassenbuch macht die korrekte Buchführung einfacher und übersichtlicher.  

Das Kassenbuch im GoBD-Check – was das Finanzamt fordert

Unveränderbarkeit

Das Kassenbuch muss revisionssicher geführt werden, sodass Einträge im Nachhinein nicht mehr geändert werden können. Diese Anforderungen stellt das Finanzamt:

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Alle Buchungen und sonstigen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen werden. Einem sachverständigen Dritten muss das Kassenbuch innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die einzelnen Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln können.

Vollständigkeit

Alle Geschäftsvorfälle müssen mitsamt den oben aufgezählten Daten lückenlos und vollzählig aufgezeichnet werden. Ist der Geschäftsvorfall erfasst, müssen die Daten aufbereitet, gespeichert und mit fortlaufenden Nummern versehen werden. 

Datensicherheit

Die erfassten Daten müssen gegen Verlust gesichert sein und jederzeit vorgelegt werden können. Elektronische bzw. digitale Kassenbücher müssen Gewähr bieten, dass alle Informationen, also Beleg, Grundaufzeichnung und Buchung, so erhalten bleiben, wie sie eingetragen wurden. Bei nachträglichen Änderungen muss der ursprüngliche Inhalt erkennbar sein.

Aufbewahrung

Das Kassenbuch ist aufbewahrungs- und vorzeigepflichtig. Wenn du dein Kassenbuch elektronisch führst, sind alle gescannten Buchungsbelege so aufzubewahren, dass Scan und Original bildlich übereinstimmen. 

Alle Belege müssen außerdem in dem empfangenen Format (zum  Beispiel PDF) aufbewahrt werden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur dann erlaubt, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt ist. 

Maschinelle Auswertbarkeit

Alle elektronischen Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Das heißt, dem Prüfer müssen die Daten auf Verlangen auch elektronisch zur Verfügung gestellt werden (zum Beispiel auf einem USB-Stick, einer CD-Rom oder per direktem Anschluss mit dem Notebook an die Kasse) und er muss diese einlesen können.

Ordnung

Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen durch einen Beleg nachgewiesen sein oder nachgewiesen werden können (Belegprinzip).

Zeitnahe Aufzeichnung

Deine Kasseneinnahmen und -ausgaben sollst du täglich festhalten. Dabei muss ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen. 

Kassenbuch führen – auch für Freelancer ein Muss?  

Für Freiberufler und auch Kleinunternehmer gelten bei der Kassenbuchführung besondere Regelungen. Sie sind nicht zur klassischen Buchführung verpflichtet und müssen demnach auch kein Kassenbuch führen, sofern sie ihre Geschäftsvorfälle mittels einer Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) dokumentieren und für die steuerliche Gewinnermittlung zu nutzen.

Freiberufler sind von der Bilanzierungspflicht befreit und somit immer dazu berechtigt, eine EÜR zu erstellen. Natürlich gibt es die Möglichkeit, freiwillig zu bilanzieren und einen kompletten Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung zu machen. Es wird jedoch allgemein empfohlen, das Instrument der EÜR zu nutzen, da sie eine einfache Gewinnermittlung und Steuerung Ihrer Finanzströme ermöglicht.

Bilanzierungspflicht – ja oder nein?

Der Gesetzgeber definiert nach § 141 der Abgabenordnung: wer weniger als 350.000 Euro Umsatz bzw. 30.000 Euro Gewinn jährlich erzeugt, ist nicht bilanzierungspflichtig.

Eine gängige Methode, die EÜR zu erstellen, ist es, Belege zu sammeln und beispielsweise in einer Excel-Tabelle aufzulisten. Wer es noch einfacher mag, nutzt eine Buchhaltungssoftware oder -App.

Es spielt keine Rolle, ob sich der Freelancer oder Kleinunternehmer in einer bargeldintensiven Branche arbeitet oder nicht. Selbst wenn viele Geschäfte bar gezahlt werden, stellt ihnen der Gesetzgeber die Führung eines Kassenbuchs frei. Für Freiberufler gibt es allerdings eine wichtige Regel: Sie müssen alle Geschäfte ausnahmslos belegen.

Deswegen entscheiden sich viele Freelancer und Kleinunternehmer freiwillig dafür, ein Kassenbuch zu führen. So können Bargeschäfte übersichtlich belegt werden. Es liegt also in ihrem eigenen Interesse, und der überschaubare Aufwand wird durch mehr Überblick über die Geldbewegungen des Betriebs allemal wettgemacht. 

Aufgepasst

Auch ein freiwilliges Kassenbuch muss revisionssicher geführt werden und den Anforderungen des Finanzamts entsprechen. 

Kassenbericht – wer muss ihn machen?

Jeder Unternehmer, der keine elektronische Registrierkasse, sondern eine offene Ladenkasse führt, muss einen täglichen Kassenbericht erstellen. Dieser muss sich in zusammenhängender Form darstellen. 

Bloße Belegsammlungen oder auch digitale Excel-Tabellen werden vom Finanzamt nicht anerkannt, da sie die den Anspruch der Nachvollziehbarkeit nicht erfüllen. Im Kassenbericht werden die Tageseinnahmen rechnerisch ermittelt. Damit dabei alles korrekt abläuft, gehören folgende Angaben unbedingt hinein: 

Kassenendbestand
Kassenendbestand des Vortags
=Kassenanfangsbestand des Abrechnungstage
Bareinlagen (zum Beispiel für Wechselgeld)
+getätigte Ausgaben
Barentnahmen
=Tageseinnahmen

Diese sogenannte „retrograde Methode“ der Kostenabrechnung ist vor allem für Betriebe mit vielen kleinen Umsätzen geeignet. Am Ende des Tages wird der Kassenbestand durch Zählung ermittelt, der Kassenbestand des Vortages sowie Bareinlagen in Abzug gebracht. 

Schließlich werden die Ausgaben sowie Barentnahmen addiert. Die Gesamtsumme weist die Tageseinnahmen aus. Die Grundlage für den Kassenbericht ist dabei immer ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch. 

Im Bargeldgewerbe die Nase vorn: das digitale Kassenbuch

Die Vorteile des elektronischen Kassenbuchs liegen auf der Hand:

  • einfach und schnell
  • jederzeit griffbereit
  • weniger Papierkram
  • sichere Datenarchivierung
  • mehr Zeit für dich und dein Kerngeschäft

Das digitale Kassenbuch von Zeitgold

Die Zeitgold App bietet dir eine bequeme Komplettlösung für deine Büroarbeit und digitalisiert neben dem unliebsamen Kassenbuch auch Rechnungszahlungen, die vorbereitende Buchhaltung und vieles mehr. 

Mit der Kassenbuchfunktion erledigst du dein Kassenbuch ganz entspannt in der App. Das tägliche Eintippen der Ein- und Ausnahmen kostet dich am Tag nur wenige Minuten. So hast du jederzeit einen guten Überblick über deine Geschäfte und kannst sicher sein, dass dein Kassenbuch den GoBD-Anforderungen entspricht. 

Die intuitive Bedienung des Zeitgold Kassenbuchs spart dir also vor allem eins: wertvolle Zeit, die du den schönen Dingen des Unternehmertums widmen kannst. Alles, was du dafür brauchst, sind ein paar ruhige Augenblicke und dein Handy. 

Erfasse zum Beispiel Bargeldeinzahlungen von der Bank gleich in der App oder trage einen Mitarbeitervorschuss direkt ein. Die App erinnert dich bei der nächsten Gehaltsauszahlung automatisch daran, sodass dir keine Fehler unterlaufen. 

Auch die Kassenabschlussbelege erledigst du bequem in der App. Es genügt, den Bar- und Gesamtumsatz einzutragen. Alles weitere erledigt die App für dich automatisch. 

Am Ende des Tages wird alles automatisiert abgerechnet und für deinen Monatsabschluss vorgemerkt. Ob der Saldo aufgeht, siehst du direkt in der App. So kannst du sicher sein, dass dein Kassenbuch immer korrekt geführt ist.  

Deine Vorteile mit dem Zeitgold Kassenbuch

✓ Kassenbewegungen direkt in der App registrieren

✓ Geschäftsvorfälle einfach zuordnen

✓ Kein Chaos beim Tagesabschluss

✓ GoBD-konform und jederzeit griffbereit

Die Sicherheit deiner Daten steht dabei an oberster Stelle. Zeitgold speichert all deine Daten auf Servern in Deutschland. Wann immer du etwas tun musst, erinnert dich die App daran. So hast du den Kopf frei und dein Papierkram ist blitzschnell erledigt. Für mehr Zeit für Lieblingsdinge.

Wir machen keine Steuerberatung. Zeitgold ersetzt keinen zertifizierten Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr.

[https://www.zeitgold.com/jetzt-loslegen/?utm_source=organic&utm_medium=blog&utm_campaign=kassenbuch](Mehr erfahren) Jetzt Zeitgold erleben

Erfahre, wie du mit der Zeitgold App Zeit, Geld und Nerven sparst. Melde dich jetzt zu einer persönlichen Kurzberatung an und erlebe die App in einer Live-Demo.