Lohnabrechung und Gehaltsabrechnung: Was du wissen musst

Lohnabrechung und Gehaltsabrechnung: Was du wissen musst

Du hast Mitarbeiter beschäftigt? Dann kommst du nicht um eine Lohn- und Gehaltsabrechnung herum. Sie ist zwar lästig, aber Pflicht. Einmal im Monat ist Zahltag. Spätestens dann muss auch die Abrechnung fertig sein ー und vor allem stimmen. Gerade bei Laien sorgt die Gehalts- beziehungsweise Lohnabrechnung für rauchende Köpfe und viele Fragezeichen. Während für den Arbeitnehmer nur zählt, dass die Abrechnung stimmt, steckt für dich als Arbeitgeber eine Menge Arbeit dahinter. Bestimmt hast du dir die folgenden Fragen schon gestellt: Was muss auf einer Gehaltsabrechnung eigentlich stehen? Wo werden die Urlaubstage angezeigt und wie wird die Abrechnung überhaupt erstellt? Zeitgold gibt dir einen Überblick der wichtigsten Begriffe und Fragen rund um die Entgeltabrechnung. 

Lesetipp

Du denkst Lohn und Gehalt ist das Gleiche? Falsch gedacht! Lies hier, worin der Unterschied besteht.

Lohnabrechnung

Eine Lohnabrechnung erhalten Mitarbeiter, die kein fixes Monatsgehalt bekommen. Führt dein Arbeitnehmer einen Stundenzettel, erhält er eine Lohnabrechnung statt einer Gehaltsabrechnung. Hier gibt es kein Entrinnen für dich. Der Gesetzgeber verpflichtet Arbeitgeber durch §108 der Gewerbeordnung, ihren Mitarbeitern eine Lohnabrechnung auszustellen. Diese muss den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Lohns beinhalten. Die Lohnabrechnung, auch Lohnzettel genannt, ist demnach ein Dokument, das Auskunft über die Höhe des Lohns für einen bestimmten Zeitraum und seine Zusammensetzung gibt.

Lohnabrechnung erstellen – diese Angaben sind Pflicht

Die alles entscheidende Frage: Was gehört in eine Lohnabrechnung? Der Gesetzgeber regelt nicht nur die Pflicht, eine Lohnabrechnung zu erstellen, sondern auch deren Inhalt. Gemäß der Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach §108 der Gewerbeordnung muss die Abrechnung neben allgemeinen Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber auch die Zusammensetzung des Lohns beinhalten. Hier kommt die Checkliste.

Allgemeine Angaben auf der Lohnabrechnung

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsjahr des Arbeitnehmers
  • Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Steuerklasse des Arbeitnehmers
  • Beginn der Beschäftigung und gegebenenfalls Ende der Beschäftigung 
  • Abrechnungszeitraum
  • Beitragsgruppenschlüssel zur Sozialversicherung

Zusammensetzung des Lohns

  • Bruttolohn 
  • geldwerte Vorteile/Sachbezüge wie ein Dienstwagen, der auch privat genutzt wird
  • vermögenswirksame Leistungen
  • Art und Höhe von Zuschlägen/Zulagen
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibetrag
  • Kinderfreibetrag
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsabgaben des Arbeitnehmers
  • persönliche Abzüge wie Vorschüsse, Verpflegungsabgaben
  • Aufwandsentschädigung
  • Auszahlungsbetrag

Müssen Urlaubstage auf der Lohnabrechnung stehen? Nein, die Urlaubstage deiner Mitarbeiter musst du nicht auf der Lohnabrechnung dokumentieren. Wenn du sie dennoch auf dem Lohnzettel vermerkst, müssen sie auch stimmen. Problematisch wird dies, wenn ein Arbeitnehmer seine Urlaubstage erst kurz vor Monatsende einreicht, die Abrechnung zu diesem Zeitpunkt aber schon fertig ist. Die Anzahl der noch zu nehmenden Urlaubstage auf der aktuellen Abrechnung stimmt dann nicht mehr.

Lohn berechnen – darauf musst du achten

Deutschland basiert auf einem Sozialsystem. Deswegen weichen Brutto- und Nettoeinkommen je nach Steuerklasse deutlich voneinander ab. Wie wird nun ausgehend vom Bruttolohn der Nettolohn berechnet? Im ersten Schritt addierst du zu dem vertraglich vereinbarten Bruttolohn Zuschläge, Provisionen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksame Leistungen. Die Endsumme ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Sprich von diesem Betrag werden Lohn-, und Kirchensteuer sowie Beiträge zur Sozialversicherung abgezogen. Dazu zählen Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Bis Ende 2019 wird außerdem der Solidaritätszuschlag abgezogen. Danach läuft dieser aus. Nach Abzug der steuer- und sozialversicherungspflichtigen Beiträge ergibt sich der Nettolohn deines Mitarbeiters. Dieser muss nicht zwangsläufig dem ausgezahlten Betrag entsprechen. Erhält der Arbeitnehmer beispielsweise einen Vorschuss, wird dieser vom Nettolohn abgezogen. Das gleiche kann für Sachbezüge wie ein privat genutztes Handy in Firmenbesitz gelten.

Der Arbeitnehmer bekommt erst die Summe abzüglich aller Sozialabgaben, Steuern und anderer Abzüge ausgezahlt. Die Lohnsteuer führst du für ihn direkt an das zuständige Finanzamt ab. Auch die Beiträge zur Sozialversicherung übermittelst du als Arbeitgeber an die Krankenkasse des jeweiligen Mitarbeiters. Die Krankenkasse wiederum leitet die Beiträge an die unterschiedlichen Stellen weiter. 

Neben dem Arbeitnehmer musst auch du Sozialabgaben für jeden Mitarbeiter leisten. Die sogenannten Lohnnebenkosten. Bei deiner Kalkulation solltest du also bedenken, dass zu dem vertraglich vereinbarten Lohn zusätzliche Kosten in Form von Lohnnebenkosten anfallen.

Lohnabrechnung erstellen – mit diesen Tipps klappt’s

Die Lohnabrechnung selbst zu erstellen, ist sehr komplex. Ohne eine Ausbildung oder jahrelange Erfahrung auf dem Gebiet kann die korrekte Lohnabrechnung für dich zur unüberwindbaren Aufgabe werden. Außerdem benötigst du eine Software, mit der du die Beiträge zur Sozialversicherung an die jeweiligen Krankenkassen der Mitarbeiter und die Lohnsteuer an das Finanzamt übermittelst ー und das rechtzeitig.

Gerade für kleine Unternehmen ist die Lohnbuchhaltung ein zweischneidiges Schwert. Auf der einen Seite fehlt häufig das Wissen über die korrekte Lohnabrechnung. Auf der anderen Seite sind sie zu klein für einen internen Buchhalter.

Deswegen arbeiten insbesondere kleine Unternehmen mit externen Steuerberatern und Lohnbuchhaltern zusammen. Beide stellen langfristig einen großen Kostenfaktor dar. Solltest du dich als Unternehmer trotzdem dazu entscheiden, die Lohnbuchhaltung eigenständig zu erledigen, gilt es, unbedingt die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.

Eine alternative Lösung für eine unkomplizierte Buchhaltung bietet dir Zeitgold. Die App automatisiert Lohnabrechnung sowie die vorbereitende Buchhaltung. Dadurch bleibt genug Zeit für die spannenden Aspekte deiner Selbstständigkeit.

Beitragsnachweis und Beitragsschätzung

Bei der monatlichen Erstellung der Lohnabrechnung darfst du nicht vergessen, die Sozialversicherungsbeiträge deiner Mitarbeiter den Krankenkassen zu melden. Mit dem sogenannten Beitragsnachweis wird die Höhe und Aufteilung der zu zahlenden Sozialversicherungsbeiträge eines Monats den Krankenkassen mitgeteilt. Hierfür gibt es strenge Fristen, die du einhalten musst.

Die jeweiligen Krankenkassen müssen den Beitragsnachweis spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats bis 0:00 Uhr erhalten haben. Somit liegt die Abgabefrist des Beitragsnachweises einige Tage vor dem Stichtag der Lohnabrechnung. Übermittelst du die Beiträge der Krankenkasse nicht rechtzeitig, schätzt diese die Höhe des Beitrags selbst und bucht ihn dann ab. Häufig liegt der geschätzte Beitrag über dem tatsächlichen.

Bei Mitarbeitern, die ihre geleisteten Stunden aufschreiben, steht der Lohn und damit auch die Höhe des Beitrags zum Stichtag der Beitragsnachweisfrist oft noch nicht fest. In diesem Fall schätzt du den Beitrag. Als Grundlage dienen dir die Höhe der Beiträge aus dem Vormonat. Weniger- oder Mehrarbeit des Mitarbeiters solltest du bei der Berechnung ebenfalls berücksichtigen. Die Differenz aus geschätztem und tatsächlichem Beitrag wird im Folgemonat ausgeglichen. Alternativ kannst du auch die Vereinfachungsregelung anwenden. In diesem Fall übermittelst du den Krankenkassen die Beitragshöhe des Vormonats. Sollte sich nach der Monatsabrechnung zeigen, dass die aktuelle Beitragshöhe vom Vormonat abweicht, gleichst du die Differenz im kommenden Monat einfach aus.

Lohnabrechnung – wann ist sie fällig?

Wenn du den Lohn auszahlst, sollte dein Mitarbeiter auch gleich die Lohnabrechnung ausgehändigt bekommen. Er möchte schließlich nachvollziehen können, wie sich sein Lohn zusammensetzt und wie hoch die Abzüge ausfallen. Deswegen solltest du die Abrechnung spätestens zur Lohnauszahlung fertig haben. In der Regel steht im Arbeitsvertrag, wann das Gehalt ausgezahlt wird. Üblich ist es am Ende des Monats, aber auch die Abrechnung zum 15. des Monats ist denkbar. 

Wie lange muss man Lohnabrechnung aufbewahren?

Eine Lohnabrechnung pro Mitarbeiter pro Monat ー da kommt einiges zusammen. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die Lohnabrechnungen aufzubewahren. Hierfür gilt eine Zehn-Jahres-Frist. Danach kannst du die Abrechnungen vernichten. Der Grund ist, dass die Abrechnungen zur betrieblichen Gewinnermittlung dienen. All diese Dokumente müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

Der Arbeitnehmer selbst ist nicht verpflichtet, seine Lohnabrechnungen aufzubewahren. Ihm bleibt selbst überlassen, wie er den Umgang mit seinen Lohnabrechnungen handhabt. Es wird jedoch empfohlen, die Abrechnungen bis zu Rentenbeginn aufzuheben. So können Arbeitnehmer jederzeit und einfach nachweisen, wann, wie lange und zu welchem Lohn sie gearbeitet haben. 

Gehaltsabrechnung

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, seinen Mitarbeitern eine Gehaltsabrechnung auszustellen. Dies regelt §108 der Gewerbeordnung. Demnach muss die Gehaltsabrechnung den Abrechnungszeitraum und die Zusammensetzung des Gehalts offenlegen. Alle deine Mitarbeiter, die jeden Monat die gleiche Summe verdienen, erhalten eine Gehaltsabrechnung. Solltest du Mitarbeiter beschäftigen, die einen Stundenzettel führen, oder projektbezogen arbeiten, stellst du ihnen einen Lohnzettel aus. Was du hierfür beachten musst, kannst du ihn Punkt 2 Lohnabrechnung nachlesen.

Kurz gesagt

Die Gehaltsabrechnung, auch Gehaltszettel genannt, ist ein Dokument, das Auskunft über die Höhe des Gehalts für einen bestimmten Zeitraum und dessen Zusammensetzung gibt. 

Gehaltsabrechnung erstellen – so machst du es richtig

Damit du eine korrekte Gehaltsabrechnung erstellen kannst, musst du zuallererst wissen, was hinein gehört. Den Inhalt der Gehaltsabrechnung bestimmt größtenteils der Gesetzgeber. Laut der Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach §108 der Gewerbeordnung besteht eine Gehaltsabrechnung aus zwei Themenblöcken: Allgemeine Angaben zu Arbeitnehmer und Arbeitgeber sowie die Zusammensetzung des Gehalts und der Abzüge. Hier findest du eine genaue Aufstellung der Inhalte beider Punkte:

Allgemeine Angaben auf der Gehaltsabrechnung

  • Name und Anschrift des Arbeitgebers
  • Name, Anschrift und Geburtsjahr des Arbeitnehmers
  • Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID und Steuerklasse des Arbeitnehmers
  • Beginn der Beschäftigung und gegebenenfalls Ende der Beschäftigung 
  • Abrechnungszeitraum
  • Beitragsgruppenschlüssel zur Sozialversicherung

Zusammensetzung des Gehalts

  • Bruttogehalt 
  • geldwerte Vorteile/Sachbezüge wie beispielsweise ein Dienstwagen, der auch privat genutzt wird
  • vermögenswirksame Leistungen
  • Art und Höhe von Zuschlägen/Zulagen
  • Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge
  • Steuerfreibetrag
  • Kinderfreibetrag
  • Kirchensteuerabzug
  • Sozialversicherungsabgaben des Arbeitnehmers
  • persönliche Abzüge wie Vorschüsse, Verpflegungsabgaben
  • Aufwandsentschädigung
  • Auszahlungsbetrag

Für die Darstellung der Urlaubstage deiner Mitarbeiter sieht der Gesetzgeber keine Regelung vor. Den Urlaubsanspruch jedes einzelnen Mitarbeiters musst du nicht auf der Gehaltsabrechnung vermerken. Entscheidest du dich dennoch dafür, sollte die Angabe stimmen. Problematisch kann dies werden, wenn ein Mitarbeiter seinen Urlaub erst kurz vor Monatsende einreicht, die Abrechnung zu diesem Zeitpunkt aber schon fertiggestellt ist. Die Anzahl der noch offenen Urlaubstage stimmt dann auf der aktuellen Abrechnung nicht mehr.

Gehalt berechnen – von brutto zu netto 

Deutschland schützt seine Bürger durch ein umfangreiches Sozialsystem. Die Rücklagen dafür bilden Arbeitnehmer und Arbeitgeber durch die Abgabe von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen. Deswegen weichen Brutto- und Nettoeinkommen ー je nach Steuerklasse ー deutlich voneinander ab. Dadurch stellt sich auch die Frage: Wie wird ausgehend vom Bruttogehalt das Nettogehalt berechnet? 

Im ersten Schritt addierst du zu dem vertraglich festgelegten Bruttogehalt Zuschläge, Provisionen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie vermögenswirksame Leistungen. Die sich daraus ergebende Endsumme ist steuer- und sozialversicherungspflichtig. Von diesem Betrag werden im nächsten Schritt Lohn-, und Kirchensteuer sowie Beiträge zur Sozialversicherung abgezogen. Dazu gehören Krankenversicherung, Pflegeversicherung, Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung. Der Solidaritätszuschlag wird bis Ende 2019 ebenfalls abgezogen. Danach läuft dieser aus. Nach Abzug der steuer- und sozialversicherungspflichtigen Beiträge ergibt sich das Nettogehalt deines Mitarbeiters. Das Nettogehalt muss sich nicht zwangsläufig mit dem ausgezahlten Betrag decken. Erhielt der Arbeitnehmer beispielsweise einen Vorschuss, wird dieser vom Nettogehalt abgezogen. Das gleiche kann für Sachbezüge wie ein privat genutztes Handy in Firmenbesitz gelten.

Bruttogehalt
+Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitgebers
+Zuschläge (beispielsweise Überstunden, Nachtarbeit)
+Prämien, Umsatzprovisionen
+Sonstige Bezüge (beispielsweise Urlaubs- oder Weihnachtsgeld)
=Steuer- und sozialversicherungspflichtiges Bruttogehalt
Lohnsteuer
Kirchensteuer (gegebenenfalls)
Solidaritätszuschlag (bis Ende 2019)
Krankenversicherung
Rentenversicherung
Arbeitslosenversicherung
Pflegeversicherung
=Nettogehalt
Vermögenswirksame Leistungen des Arbeitnehmers
Vorschüsse (gegebenenfalls)
Sachbezüge
Sonstige Abzüge (beispielsweise Abschlagszahlungen)
=Auszuzahlender Betrag

Da der Arbeitnehmer nur die Hälfte der Sozialversicherungsbeiträge übernimmt, trägst du die andere Hälfte. Die Ausgaben solltest du nicht unterschätzen. Neben den Abgaben zur Sozialversicherung bezahlst du als Arbeitgeber noch weitere Lohnnebenkosten.

Gehaltsabrechnung richtig erstellen

Eine Gehaltsabrechnung selbst zu erstellen, ist sehr komplex. Denn die klassische Buchhaltung unterscheidet sich von der Lohnbuchhaltung. Ohne eine Ausbildung oder jahrelange Erfahrung auf dem Gebiet kann die Gehaltsabrechnung für dich nicht nur zur Verzweiflung, sondern zum Scheitern führen. Neben dem Fachwissen der Lohnbuchhaltung benötigst du eine Software, mit der du die Beiträge zur Sozialversicherung an die jeweiligen Krankenkassen der Mitarbeiter und die Lohnsteuer an das Finanzamt übermittelst ー und das rechtzeitig. Daran führt kein Weg vorbei. 

Gerade für kleine Unternehmen wird die Lohnbuchhaltung zur besonderen Hürde. Denn ihnen fehlt häufig das Wissen zur eigenständigen Gehaltsabrechnung und sie sind zu klein für einen internen Buchhalter. (hier könnte man ein kleines Schaubild einfügen, dass die Problematik verdeutlicht)

Die Lösung für viele kleine Unternehmen: die Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern und Lohnbuchhaltern. Sowohl die externe Steuerberatung als auch Lohnbuchhaltung stellen langfristig einen großen Kostenfaktor für Unternehmen dar. Entscheidest du dich als Unternehmer trotzdem dafür, die Lohnbuchhaltung eigenständig zu erledigen, gilt es, unbedingt die rechtlichen Vorgaben zu beachten. 

Tipp

Eine alternative Lösung für eine unkomplizierte Buchhaltung bietet dir Zeitgold. Das Unternehmen ermöglicht es dir, deine vorbereitende Buchhaltung und Mitarbeiterverwaltung in nur wenigen Minuten am Tag zu erledigen. Dadurch bleibt genug Zeit für die spannenden Aspekte deiner Selbstständigkeit.

Beitragsnachweis und Dauerbeitragsnachweis

Mit der Erstellung der Gehaltsabrechnung geht auch die Übermittlung der Sozialversicherungsbeiträge deiner Mitarbeiter an die Krankenkassen einher. Mit dem sogenannten Beitragsnachweis teilst du den Krankenkassen die Höhe und Aufteilung der zu zahlenden Sozialversicherungsbeiträge eines Monats mit. Hierfür gibt es strenge Fristen, die du einhalten musst.

Die jeweiligen Krankenkassen müssen den Beitragsnachweis spätestens am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats bis 0:00 Uhr erhalten haben. Somit liegt die Abgabefrist des Beitragsnachweises einige Tage vor dem Stichtag der Gehaltsabrechnung. Bei Mitarbeitern, die jeden Monat ein festes Gehalt bekommen, ist die Übermittlung unkompliziert. Schließlich steht das Gehalt und damit auch die Höhe der Sozialabgaben bereits Anfang des Monats fest und verändert sich nicht. 

Mit einem Dauerbeitragsnachweis sparst du dir die monatlich wiederkehrende Arbeit komplett. Dafür kennzeichnest du schlicht den kommenden Beitragsnachweis als Dauerbeitragsnachweis. Von nun an gilt der Nachweis für alle folgenden Abrechnungsmonate und du musst ihn nicht jeden Monat neu übermitteln. Dieses Verfahren gilt solange, bis sich die Höhe der Beiträge verändert. Dann musst du einen neuen Dauerbeitragsnachweis mit der angepassten Summe erstellen.

Übermittelst du die Beiträge der Krankenkasse zu spät, schätzt diese die Höhe des Beitrags und bucht ihn ab. Häufig liegt der geschätzte Beitrag über dem tatsächlichen. Die Differenz aus geschätztem und tatsächlichem Beitrag wird im Folgemonat ausgeglichen.

Wann wird die Gehaltsabrechnung erstellt?

Die Gehaltsabrechnung hilft dem Mitarbeiter, zu verstehen, wie sich sein Gehalt zusammensetzt. Wie viel wurde vom Gehalt abgezogen und wofür? Gab es einen Bonus oder eine Provision ー und wenn ja, wie hoch fiel diese aus? Diese Fragen werden nicht durch die Auszahlung des Gehalts, sondern erst durch die Gehaltsabrechnung geklärt. Deswegen sollten deine Mitarbeiter die Gehaltsabrechnung gleichzeitig mit der Auszahlung ihres Gehalts bekommen. In der Regel haben der Mitarbeiter und du im Arbeitsvertrag festgehalten, wann das Gehalt ausgezahlt wird. Üblich ist es am Ende oder zum 15. des Monats.

Wie lange muss die Gehaltsabrechnung aufbewahrt werden?

Bei einer Gehaltsabrechnung pro Mitarbeiter pro Monat kommt einiges an Dokumenten zusammen. In der Mülltonne dürfen die Gehaltszettel nicht landen – zumindest nicht so schnell. Als Arbeitgeber bist du verpflichtet, die Gehaltsabrechnungen zehn Jahre lang aufzubewahren. Nach Ablauf der zehn Jahre kannst du die Abrechnungen vernichten. Eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt für alle Dokumente der betrieblichen Gewinnermittlung. Darunter fallen auch die Gehaltsabrechnungen. 

Der Arbeitnehmer selbst ist nicht verpflichtet, seine Gehaltsabrechnungen aufzubewahren. Ihm bleibt selbst überlassen, wie er den Umgang mit seinen Gehaltsabrechnungen handhabt. Es wird jedoch empfohlen, die Abrechnungen bis zu Rentenbeginn aufzuheben. So können Arbeitnehmer jederzeit und einfach nachweisen, wann, wie lange und zu welchem Gehalt sie gearbeitet haben.

Wir machen keine Steuerberatung. Zeitgold ersetzt keinen zertifizierten Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr.

[https://www.zeitgold.com/jetzt-loslegen/?utm_source=organic&utm_medium=blog&utm_campaign=personalabrechnung](Mehr erfahren) Jetzt Zeitgold erleben

Erfahre, wie du mit der Zeitgold App Zeit, Geld und Nerven sparst. Melde dich jetzt zu einer persönlichen Kurzberatung an und erlebe die App in einer Live-Demo.