5 Gründe für ein papierloses Büro im neuen Jahr

5 Gründe für ein papierloses Büro im neuen Jahr

Neues Jahr, neues Glück. Das Jahresende bietet immer eine gute Gelegenheit, mit alten Gewohnheiten Schluss zu machen und den Blick für Neues zu öffnen. Das gilt insbesondere für Unternehmen. Denn mit dem 31. Dezember ist auch das Geschäftsjahr abgeschlossen und somit ein Kapitel vorbei und ein neues steht bereit. Hast du dir schon mal Gedanken über ein papierloses Büro gemacht? Wenn nicht, ist jetzt die richtige Gelegenheit dafür. Zeitgold nennt dir fünf Gründe, warum du dein Büro im neuen Jahr digitalisieren solltest.

Digitales Büro einrichten und Zeit sparen

Folgendes Szenario: Du suchst eine Lieferantenrechnung. Du weißt, dass sie irgendwo abgelegt sein muss. Die große Frage lautet: Wo? Die Suche kostet dich eine Menge Zeit. Wäre es nicht praktisch, wenn du einfach in deinem Handy oder deinem Computer ein Stichwort eingeben könntest und das gesuchte Dokument taucht auf? Das funktioniert mit einer digitalen Buchhaltung. 

Doch nicht nur die Suche nach abgelegten Rechnungen und Dokumenten kostet dich Zeit. Auch deren Ablage ist mühsam und zeitintensiv. Jeder Beleg auf Thermopapier muss kopiert, sortiert und so und für die Buchhaltung vorbereitet werden. Nachdem deine Buchhaltung vom Steuerberater zurück ist, geht das große Abheften weiter. Anders sieht das in einem papierlosen Büro aus. 

Mehr zum Thema

Wir haben die größten Zeiträuber bei der Buchhaltung entlarvt. Hier geht’s zum Artikel.

Dokumente scannen – Kosten sparen

Ein großer Vorteil des papierlosen Büros: Du sparst dir eine Menge Geld für das Ausdrucken und Kopieren von Belegen, Rechnungen und Dokumenten. Toner, Drucker, Papier – das alles kostet Geld. Auch für das Anmieten des Büros fallen Kosten an. Schließlich brauchst du einen Ort, in dem du in Ruhe deine Buchhaltung vorbereiten, all deine Ordner lagern und deine Dokumente ordnungsgemäß verwahren kannst. 

Büroarbeit digitalisieren und mobil arbeiten

Du bist gerade unterwegs, brauchst aber jetzt die Informationen eines Vertrags? Mit einem papierlosen Büro ist das kein Problem. Im besten Fall kannst du mit einer digitalen Buchhaltung sogar mit dem Smartphone auf deine Dokumente zugreifen. Das bedeutet für dich als Unternehmer, dass du deutlich flexibler und von überall deine Buchhaltung erledigen kannst. 

Digitalisierung im Büro schafft Ordnung

Papierstapel tummeln sich hinter der Kasse und in deinem Büro? Die digitale Buchhaltung macht Schluss mit der Zettelwirtschaft! Statt in dicken Aktenordnern mit einem mehr oder weniger sinnvollen Ablagesystem sortierst du deine Dokumente digital auf deinem Computer. Mit einer Buchhaltungs-Software oder -App geschieht das sogar automatisch. So hast du alles jederzeit griffbereit und übersichtlich in deiner Hosentasche. 

Ein papierloses Büro bringt mehr Platz

Für deine Buchhaltung brauchst du Platz. Während der Vorbereitung kämpfst du mit Papierbergen und musst hinterher du die ganzen Dokumente wieder ordentlich verstauen. Am besten griffbereit. Es kann jederzeit passieren, dass du ein Dokument aus vergangenen Monaten ausgraben musst. Wenn du deinen Papierkram nicht digitalisiert hast, musst du es händisch in den Ordnern suchen und brauchst sie deswegen vor Ort. Mit einem papierlosen Büro hingegen hast du alles in deinem Handy.

Mehr Platz im Büro und im Kopf schafft auch Zeitgold für dich. Nie wieder scannen, sortieren und abheften: Alle deine Geschäftsdokumente findest du digitalisiert in deiner Zeitgold App wieder, kannst mobil mit ihnen arbeiten und sie deinen Mitarbeitern schicken. Auch das lästige Abgleichen mit deinen Kontoauszügen fällt weg: Das System verknüpft die Belege automatisch mit deinen Bankbewegungen.

Sobald ein Dokument fehlt, meldet dir das die App direkt. Mit Zeitgold bereitest du deine Buchhaltung komplett digital für den Monatsabschluss vor. Dein Steuerberater erhält alle relevanten Dokumente und Belegdaten vollständig und pünktlich, sodass du dich entspannt zurücklehnen und auf Wichtigeres konzentrieren kannst.

Wilkommen beim Zeitgold Blog!

Leitest du dein eigenes Unternehmen?