Aufbewahrungsfristen für Unternehmer: Rechnungen, Dokumente & Co.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmer: Rechnungen, Dokumente & Co.

Lieferscheine, Rechnungen, Verträge und Belege: Für all das gilt die deutsche Aufbewahrungspflicht für Dokumente. Als Unternehmer unterliegst du Vorschriften, welche geschäftlichen Unterlagen du aufbewahren musst – und wie lange.

Je nach Art des Dokuments gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Zeitgold hat alle wichtigen für dich zusammengestellt. 

Warum gibt es die Aufbewahrungspflicht?

Als Unternehmer bist du an gesetzliche Aufbewahrungsfristen gebunden. Bestimmte Dokumente musst du über einen gewissen Zeitraum aufzubewahren, um sie gegebenenfalls zu einem späteren Zeitpunkt einsehen zu können. Dies ist beispielsweise bei einer Betriebsprüfung notwendig. 

Damit dich in diesem Fall keine Probleme erwarten, darfst du auch kleine Belege wie Einkaufsquittungen, Bewirtungs- und Tankbelege des Geschäftswagens nicht wegwerfen. Im Gegenteil: Das Sortieren und Strukturieren deiner Belege ist Teil deiner vorbereitenden Buchhaltung und damit äußerst wichtig.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten?

Für unterschiedliche Dokumente gibt es verschiedene Aufbewahrungsfristen. Entweder sechs oder zehn Jahre musst du deine Unterlagen aufbewahren. 

Wichtig

Die Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit Ende des jeweiligen Kalenderjahres und nicht bei Ausstellung des Belegs. 

Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren

  • Kontoauszüge
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Jahresabschlüsse (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung)
  • Lageberichte
  • Inventare 
  • Eröffnungsbilanz
  • Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der anderen Unterlagen beitragen
  • Bewirtungsbelege 
  • Tankbelege
  • ggf. Lieferscheine

Achtung bei Belegen aus Thermopapier

Belege aus Thermopapier musst du kopieren oder digitalisieren, denn die Tinte auf Thermopapier verblasst sehr schnell und wird nach einigen Jahren nicht mehr zu lesen sein. Das Finanzamt toleriert

diesen Fehler nicht. Deswegen musst du vorsorgen. Das Original auf Thermopapier kannst du nach dem Kopieren oder Digitalisieren wegwerfen. 

Dokumente mit einer Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren

  • Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Schriftwechsel 
  • Bankbürgschaften 
  • Darlehensunterlagen 
  • Kalkulationsunterlagen
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Einfuhr- und Exportunterlagen
  • Zollbelege
  • sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung wichtig sein könnten

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Private Rechnungen und Belege für die Einkommensteuererklärung muss man grundsätzlich nicht langfristig archivieren. Es empfiehlt sich jedoch, Rechnungen und Quittungen aus zivilrechtlichen Gründen aufzubewahren, denn mit ihnen lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen, Gewährleistungsrechte oder Garantien durchsetzen. 

Belege müssen seit 2017 dem Finanzamt zwar nicht mehr automatisch vorgelegt werden, aber mit dem Wegwerfen sollte man warten, bis der Steuerbescheid da ist, auf seine Ordnungsmäßigkeit überprüft wurde und Bestandskraft hat.

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine – sechs oder zehn Jahre?

Reine Lieferscheine musst du nicht aufbewahren. Handelt es sich bei dem Lieferschein gleichzeitig um eine Rechnung, ist er jedoch ein Buchungsbeleg und muss zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Bei Lieferscheinen gelten also besondere Regelungen und du musst entsprechend vorsichtig sein.

Sobald du einen Lieferschein als Dokument nutzt, das Geschäftsvorfälle belegt, musst du ihn aufheben. Sowohl die Archivierung als Original auf Papier oder digital ist erlaubt – Hauptsache GoBD-konform. Drei mögliche Fristen gelten dabei für Unternehmer: Deinen Lieferschein musst du entweder sechs Jahre, zehn Jahre – oder eben gar nicht aufheben.  

Lieferscheine sechs Jahre aufbewahren

Ist der Lieferschein Teil der Korrespondenz mit deinem Handelspartner, musst du ihn für sechs Jahre verwahren. Denn dann ordnet er sich bei den Geschäftsbriefen ein – etwa wenn der Lieferschein als Frachtbrief oder Warenbegleitschein genutzt wurde.

Liegt dazu noch eine gesonderte Rechnung, kann der Lieferschein nach neuen Regelungen weg. 

Achtung

Lieferscheine, die vor 2017 ausgestellt wurden, unterliegen immer den alten Aufbewahrungsfristen.

Lieferscheine zehn Jahre aufbewahren 

Sobald deine Lieferscheine für die Buchhaltung von Belang sind, gilt die Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren, genau wie für Rechnungen. Dies ist der Fall, wenn ein Lieferschein gleichzeitig auch ein Buchungsbeleg ist.

Steht auf der Rechnung ein inhaltlicher Hinweis auf den Lieferschein, gehört dieser zu den Buchungsbelegen.

Dokumente digitalisieren – platzsparend und übersichtlich

Bei einer zehnjährigen Aufbewahrungsfrist kommt eine Menge Papierkram zusammen. Um das zu vermeiden, kannst du deine Unterlagen digitalisieren und dir den Platz für die ganzen Ordner sparen.

Bei der Digitalisierung musst du darauf achten, dass sie GoBD-konform ist und somit den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Mit Zeitgold werden alle deine Dokumente sicher und finanzamtkonform im digitalen Archiv gespeichert und sind per App jederzeit verfügbar. 

Nicht für alle Unterlagen genügt das digitalisierte Format. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen müssen im Original verbleiben. 

Wir machen keine Steuerberatung. Zeitgold ersetzt keinen zertifizierten Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr.

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