Vorbereitende Buchhaltung – alles, was du wissen musst

Vorbereitende Buchhaltung – alles, was du wissen musst

Freiberufler und Unternehmer kommen nicht umhin, ihre Buchhaltung für den Monatsabschluss vorzubereiten. In größeren Unternehmen macht das oft der hausinterne Buchhalter.

Die Buchhaltung erfolgt in mehreren Etappen, damit am Ende des Monats alle Belegdaten und Dokumente vollständig an den Steuerberater übergeben werden kann, der dann den Monatsabschluss erstellt. Selbstständige und kleinere Unternehmen legen in der Regel zuerst selbst Hand an, bis ab einem gewissen Punkt der Steuerberater übernimmt.

Für viele stellt allein die vorbereitende Buchhaltung schon Leid genug dar. Denn vom Bilanzieren und Kontieren haben viele vor der Gründung ihres Unternehmens noch nie etwas gehört. 

Was ist die vorbereitende Buchhaltung?

Unter die vorbereitende Buchhaltung fallen alle Tätigkeiten, die die Buchhaltungsunterlagen sortieren und aufbereiten, bevor der Steuerberater den Monatsabschluss erstellt.

Wie der Name schon sagt, wird in diesem Schritt die monatliche Buchhaltung vorbereitet. Gerade Freiberufler und kleine Unternehmen, die mit einem externen Steuerberater zusammenarbeiten, müssen bei der vorbereitenden Buchhaltung besonders gewissenhaft und organisiert sein. Nur so kann der Steuerberater seinen Job effizient erledigen. 

Zusammengefasst

Bei der vorbereitenden Buchhaltung werden alle Belege und Dokumente ordentlich und übersichtlich gesammelt, sortiert und kontrolliert. Im Anschluss gehen sie zur weiteren Bearbeitung an den Steuerberater.

Was gehört zur vorbereitenden Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung verläuft in mehreren Schritten. Zeitgold führt dich durch den Prozess und die anfallenden Aufgaben. 

Buchungen und Belege verknüpfen

Für das Sortieren der Belege brauchst du die Kontoauszüge deiner Geschäftskonten und deine gesammelten Belege. Jede Abbuchung auf dem Konto muss mit dem passenden Beleg verknüpft werden.

Für das Sortieren heftest du jeden Kontoauszug einzeln ab und klemmst direkt dahinter die passenden Belege des jeweiligen Auszugs. Die goldene Regel lautet: „Keine Buchung ohne Beleg.” 

Steht auf deinem Kontoauszug beispielsweise ein Minus von 150 Euro für Lieferant XY, musst du hinter den Kontoauszug die Rechnung des Lieferanten XY über 150 Euro sortieren. Dann stimmen Beleg und Buchung überein. 

Während des Sortierens fällt dir auch auf, ob dir ein Beleg für eine Buchung fehlt. Dann kannst du entweder den Beleg suchen, ihn beim Lieferanten erneut anfragen oder einen Eigenbeleg ausstellen. 

Belege sortieren 

Nicht nur deine Buchungsbelege, sondern auch alle Belege aus Barzahlungen und weitere Rechnungen müssen sortiert werden. Zu den Belegen zählen beispielsweise auch der Kassenbericht, Mahnungen und die Inventur. Summen, die du bar bezahlt hast, tauchen schließlich nicht auf deinen Kontoauszügen auf. Auch Rechnungen, die du noch nicht beglichen hast oder Vertragsunterlagen sind Teil deiner vorbereitenden Buchhaltung und müssen gesammelt werden. Am besten sortierst du sie chronologisch nach Eingangsdatum. So kann dir nichts entgehen.

Rechnungen kontieren 

Teil der Buchhaltung ist ebenfalls das Buchen und Kontieren von Rechnungen. Dies kannst du als Unternehmer selbst machen, du kannst die Aufgabe aber auch an deinen Steuerberater abgeben. Deswegen ist es nicht zwangsläufig Teil der vorbereitenden Buchhaltung. Beim Kontieren werden kurz gesagt die Eingangs- und Ausgangsrechnungen den passenden Sachkonten zugeordnet. 

Reisekostenabrechnung erstellen

Bist du oder einer deiner Mitarbeiter auf einer Dienstreise gewesen, gehört auch die Erstellung einer Reisekostenabrechnung zur vorbereitenden Buchhaltung. Die Kosten für Unterkunft, An- und Abreise, Taxifahrten sowie der Verpflegungsmehraufwand können als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden.  

Bei der vorbereitenden Buchhaltung erstellst du für jede Dienstreise eine Abrechnung und hängst alle Quittungen und Belege den Ausgaben an. Die vorbereitete Reisekostenabrechnung gibst du danach an deinen Steuerberater.

Was ist nicht Teil der vorbereitenden Buchhaltung?

Die vorbereitende Buchhaltung hört an der Stelle auf, wo dein Steuerberater übernimmt. Je nachdem, wieviel du selbst erledigst und vorbereitest, fängt seine Arbeit früher oder später an.

Tipp

Je mehr der Steuerberater für dich arbeitet, desto mehr kostet er dich. Deswegen solltest du bestenfalls alles erledigen, wofür keine Steuerfachkenntnisse nötig sind.

Zur vorbereitenden Buchhaltung gehört in der Regel nicht mehr: 

  • Kontierungen und Buchungen von Belegen
  • Monats- sowie Jahresabschluss
  • Bilanzen
  • Steuererklärungen
  • Lohnbuchhaltung
  • Umsatzsteuervoranmeldung

Effizient mit dem Steuerberater zusammenarbeiten

Nachdem du deine Buchhaltung vorbereitet hast, kommt der Steuerberater ins Spiel. Damit er seine Arbeit beginnen kann, benötigt er deine Unterlagen – vollständig und pünktlich. Das heißt, du stellst ihm ein Dokumentenpaket zusammen, welches deine gesamten vorsortierten Einzelbelege sowie deine abgehefteten Kontoauszüge mit den passenden Buchungsbelegen enthält. Dann kann der Steuerberater mit der Lohnbuchhaltung und dem Monatsabschluss loslegen.

Eine gute Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist essenziell. Denn im Falle einer Betriebsprüfung müssen deine Bücher den Anforderungen des Finanzamts standhalten. Mit der Hilfe deines Steuerberaters gehst du hier auf Nummer sicher. 

Lesetipp

5 Gründe, warum du auf ein papierloses Büro umsteigen solltest

Was kostet die vorbereitende Buchhaltung?

An der Buchhaltung kommen Unternehmer und Freiberufler nicht vorbei. Deswegen ist auch die Kostenfrage eine entscheidende. Leicht beantworten lässt sich die Frage allerdings nicht. Eines ist jedoch sicher: Die vorbereitende Buchhaltung kostet Zeit. 

Bei der Kalkulation spielen mehrere Faktoren eine Rolle. Erledigst du die vorbereitende Buchhaltung selbst, sparst du dir Kosten beim Steuerberater. Auf der anderen Seite musst du selbst mehr Zeit investieren.

Zeit, in der du dich nicht um andere Aufgaben in deinem Business kümmern kannst. So kann es passieren, dass durch die vorbereitende Buchhaltung die Weiterentwicklung deiner Firma auf der Strecke bleibt. Viele Unternehmer arbeiten sechs Tage die Woche und so wird der einzig freie Tag oder der Feierabend für die Buchhaltung geopfert. Wieviel Zeit du investierst, hängt zum einen von dem Umfang deines Papierkrams und zum anderen von deinem buchhalterischen Verständnis ab. 

Auch ein Mitarbeiter, den du für die Buchhaltung abstellst, kostet dich Geld. Deswegen kann es sich durchaus lohnen, die vorbereitende Buchhaltung mithilfe einer Software zu automatisieren. Zeitgold digitalisiert deinen kompletten Papierkram und dokumentiert deine Geschäftsvorfälle automatisch mit den passenden Belegen. Die monatlichen Kosten hängen von der Anzahl deiner Belege und der Größe deines Betriebs ab. Anhand eines unverbindlichen Angebots kannst du die Kosten vergleichen und das Produkt kennenlernen. 

Vorbereitende Buchhaltung – wie spare ich Zeit?

Die Kostenfrage hat bereits das Problem aufgeworfen. Die vorbereitende Buchhaltung kostet dich als Unternehmer bis zu zehn Arbeitsstunden pro Woche, die du auch sinnvoller investieren könntest. Entscheidest du dich dagegen, deine vorbereitende Buchhaltung selbst zu erledigen, kannst du, wie eben bereits kurz angesprochen, auf externe Hilfe zurückgreifen.

Damit ist nicht dein Steuerberater gemeint. Dieser übernimmt weiterhin alle steuerlichen Aufgaben, die auf die vorbereitende Buchhaltung folgen. Die aufwendige Vorarbeit kannst du aber auch an eine Software abgeben. Zeitgold automatisiert und digitalisiert einen Großteil der vorbereitenden Buchhaltung. Auch für deinen Steuerberater wird die Arbeit deutlich einfacher. Denn deine Dokumente sind bereits gut strukturiert und werden vollständig übermittelt. Dadurch sind weniger Rückfragen notwendig. Klingt gut? Wie das genau funktioniert, erfährst du hier.

Dein Job besteht darin, deine Belege wöchentlich zu sammeln und dem Unternehmen zukommen zu lassen. Entweder, verschickst du sie selbst per Post oder sie werden bei dir abgeholt. Bei Zeitgold kannst du deine Belege beispielsweise auch selbst mithilfe der App einscannen und hast sie dadurch sofort digitalisiert und in der mobilen App immer mit dabei.

Besonders für Inhaber kleiner und mittelgroßer Unternehmen lohnt sich das Outsourcen der vorbereitenden Buchhaltung Wichtig ist, dass deine Buchhaltung gut vorbereitet wird, damit dein Steuerberater den Monat effizient abschließen kann. Eine automatisierende Software bietet hier eine gute Lösung, da sie Fehler wie noch nicht eingereichte oder falsche Dokumente aufzeigt und an wichtige Fristen erinnert. So ist am Ende alles vollständig – und du kannst am Monatsende ruhig schlafen.

Mit der vorbereitenden Buchhaltung Kosten sparen 

Fakt ist: Je mehr Aufgaben du vorab erledigst, desto geringer fallen deine monatlichen Ausgaben für die Buchhaltung aus. Der Steuerberater muss seine Kosten zwar über die Steuerberatergebührenverordnung abrechnen, dennoch bleibt ihm hier ein Spielraum.

Die Verordnung schreibt prinzipiell vor, wie viel der Steuerberater für welche Aufgaben verlangen darf. Damit werden die Mandanten vom Staat vor übertriebenen Preisen geschützt. Übernimmt der Steuerberater jedoch auch deine vorbereitende Buchhaltung, kann er natürlich mehr verlangen. Schließlich muss er einen seiner Mitarbeiter beauftragen, deinen Papierkram zu sortieren. 

Deshalb sollte deine Buchhaltung immer sorgfältig vorbereitet sein, bevor sie an den Steuerberater geht. Sei es durch dich selbst oder eine externe Firma. Je die Vorarbeit, desto weniger Aufwand hat der Steuerberater und dementsprechend fällt auch seine Rechnung geringer aus. Denn die Arbeit des Steuerberaters macht den größten Kostenfaktor aus. 

Die Aufbewahrungsfristen der Buchungsunterlagen 

Nachdem deine monatliche Buchhaltung abgeschlossen ist, erhältst du deine Unterlagen von deinem Steuerberater zurück. Wegwerfen darfst du sie dann allerdings nicht. Denn es gelten Aufbewahrungsfristen für deine Buchungsunterlagen und im Fall einer Betriebsprüfung musst du die Unterlagen vorweisen können. 

Es gelten folgende Aufbewahrungsfristen:

  • 10 Jahre für alle Dokumente und Belege deiner Buchhaltung 
  • 6 Jahre für weitere Schriftstücke wie Geschäftsbriefe oder E-Mails, die für das Finanzamt relevant sind
[teal]Wichtig: Die Frist beginnt nicht mit dem Ausstellungsdatum des Dokuments, sondern am Ende des Jahres, in dem das Dokument oder die Rechnung ausgestellt wurde. Bei Jahresabschlüssen ist das Jahr ausschlaggebend, in dem der Jahresabschluss fertiggestellt wurde. 

Durch die langen Aufbewahrungsfristen sammeln sich eine Menge Ordner und Unterlagen. Dem Papierwust kannst du entgehen, indem du auf ein papierloses Büro und eine digitale Buchhaltung umsteigst. Welche Vorteile das hat, erklären wir dir hier. 

Wir machen keine Steuerberatung. Zeitgold ersetzt keinen zertifizierten Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr.

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