Digitale Buchhaltung: das Für und Wider

Digitale Buchhaltung: das Für und Wider

Wir tätigen Überweisungen in der App, öffnen das Auto mit dem Smartphone und steuern das Licht zu Hause von unterwegs. Die Welt, in der wir leben, ist digital und sie wird es immer mehr.

Trotzdem erledigst du deine Buchhaltung noch auf die altmodische Variante: den Papierkram sortieren, Thermobelege kopieren und Aktenordner im Büro stapeln. Wäre es nicht an der Zeit, auch deine Buchhaltung modern zu gestalten und digital zu erledigen? Zeitgold diskutiert für dich das Für und Wider digitaler Buchhaltung.

Buchhaltung digitalisieren – die Vorteile

Schauen wir uns zunächst an, warum es sich lohnt, auf eine digitale Buchhaltung umzusteigen. 

Dokumente digitalisieren und griffbereit haben

Digitalisierst du deine Dokumente, kannst du jederzeit und von überall auf sie zugreifen. Wenn du von unterwegs arbeiten möchtest, brauchst du keine Ordner mitzuschleppen.

Du benötigst spontan Kennzahlen aus einem Vertrag? Dein Steuerberater braucht noch eine fehlende Rechnung für den Monatsabschluss? Dank digitaler Buchhaltung kein Problem. Du kannst dein Leben und deine Unternehmensführung flexibler gestalten. Am einfachsten funktioniert das, wenn du direkt vom Smartphone auf deine Unterlagen zugreifen kannst. Dies ermöglicht zum Beispiel die Buchhaltungs-App Zeitgold.

Papierloses Büro schafft Platz

Ein entscheidender Fürspruch digitaler Buchhaltung ist die Platzersparnis. Lagerst du Belege, Dokumente und Verträge digital, spart das nicht nur jede Menge Platz, sondern auch Kosten. Denn Lagerflächen und Büroräume, die du sonst für deine Aktenordner gebraucht hast, kannst du nun anderweitig nutzen. 

Per Software die Buchhaltung organisiert vorbereiten

Du suchst die Rechnung eines Lieferanten und weißt nicht mehr genau, aus welchem Monat sie stammt? In der analogen Welt bedeutet das: Ordner wälzen und Rechnungen suchen. In der neuen digitalen Welt hilft dir eine Software, Buchhaltungsunterlagen schnell und einfach zu finden.

Einfach den Namen des Lieferanten im Suchfeld eingeben und erhältst alle Informationen, kannst beispielsweise Rechnungen weiterleiten, ausdrucken oder sogar direkt zahlen. Umso mehr Suchworte du eintippst, desto genauer fällt dein Suchergebnis aus. 

Papierloses Büro spart Kosten

Du kennst das Spiel: Alle Belege aus Thermopapier müssen für die Buchhaltung kopiert werden, da die Tinte mit der Zeit verblasst, du die Buchungsunterlagen allerdings zehn Jahre aufbewahren musst. Für dich bedeutet das: kopieren, kopieren, kopieren. Dieser Aufwand kostet Zeit, Nerven und Geld. Schließlich wollen Papier, Drucker und Druckerpatronen bezahlt werden. 

Online Buchhaltung für mehr Effizienz

Deinem Steuerberater fehlt ein Dokument von dir? Kein Problem! Da deine Unterlagen digitalisiert sind, leitest du es ihm einfach weiter. Entweder direkt in der Buchhaltungs-Software, die ihr gemeinsam nutzt, oder per Mail. Das geht schnell, unkompliziert und komplett kostenfrei. Das Gleiche gilt natürlich auch für Lieferanten und Kunden.

GoBD-konform und sicher archiviert

Wir wollen nicht davon ausgehen, aber für den Fall eines Brands oder Wasserschadens sind deine Dokumente sicher, wenn du sie digital abgelegt hast. Hier musst du natürlich ebenso sicherstellen, dass deine Unterlagen nicht abhandenkommen, wenn beispielsweise dein Computer kaputt geht. Hinzu kommen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und -regeln. Das Finanzamt stellt strenge Anforderungen und fordert die revisionssichere Archivierung deiner Unterlagen.

Lesetipp

Deine Buchhaltung kostet dich zu viel Zeit? 5 Gründe warum das so ist und wie du es ändern kannst.
Digitale Buchhaltung ermöglicht es dir, überall und jederzeit auf deine Dokumente zuzugreifen.
Mach Schluss mit dem Papierkram!

Digitale Buchhaltung – die Nachteile

Der letzte Punkt führt uns direkt zum nächsten Teil: Welche Faktoren sprechen gegen die digitale Buchhaltung und das papierlose Büro?

Sicherung der Dokumente

Wählst du für deine Buchhaltung eine digitale Lösung wie beispielsweise eine Buchhaltungssoftware, musst du sicherstellen, dass deine Dokumente nicht verloren gehen. Statt sie nur auf einem Computer zu speichern, lohnt es sich, zusätzlich eine Cloud zu verwenden, in der die Dokumente ebenfalls gesichert sind. Mit Zeitgold sind alle deine Dokumente revisionssicher und GoBD-konform im digitalen Archiv verfügbar. Per Such- und FIlterfunktion kannst du sie von überall mobil abrufen und mit ihnen arbeiten.

Digitalisieren der Dokumente

Bei einer digitalen Buchhaltung musst du alle Dokumente, die nicht digital vorliegen, digitalisieren. Dafür kannst du deine Unterlagen einscannen oder abfotografieren. Wenn dir das zu viel Arbeit ist, kannst du auch einen Digitalisierungsservice in Anspruch nehmen, wie ihn beispielsweise Zeitgold anbietet. Dann schickst du deine Unterlagen einfach ein und sie werden für dich digitalisiert. In der dazugehörigen App findest du nach 24 Stunden deine ganzen Dokumente sortiert wieder. 

Der Umstieg auf eine digitale Buchhaltung

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Deswegen kann es sein, dass du den Umstieg deiner bisherigen Buchhaltung auf die digitale Variante scheust. Aber einmal erledigt, hast du es hinter dir und kannst von nun an Nerven sparen. 

Fazit: Digitale Buchhaltung lohnt sich

Die digitale Buchhaltung ist das Modell der Zukunft. Wenn du sowieso digital affin bist, wirst du deine digitale Buchhaltung lieben. Auch aus Sicherheitsgründen macht es Sinn, deine Dokumente digital zu besitzen. Denn Umwelteinflüsse können Papier-Buchhaltung nachhaltig schädigen. 

Wir machen keine Steuerberatung. Zeitgold ersetzt keinen zertifizierten Steuerberater. Alle Angaben ohne Gewähr.

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