Zeitgold customer Meierei Zeitgold Box

Den Papierkram-Berg erfolgreich meistern

Wie die Geschäftsführerin der Meierei dank Zeitgold ihre Passion für die Gastronomie wiederentdeckt hat.

Das Problem

Nach der erfolgreichen Gründung ihres eigenen Restaurants waren Sandra und Hubert mit einer niemals endenden Flut an Papierkram konfrontiert. Sie opferten freie Sonntage und Feierabende, um den Monatsabschluss vorzubereiten. Es blieb kaum Zeit, sich zu erholen oder Geschäftsideen weiter voranzutreiben.

Die Lösung

Zeitgold scannt und automatisiert wöchentlich die Belege, Dokumente und Papiere der Meierei und bereitet sie so vor, dass alles per Klick in der App erledigt werden kann. Die beiden haben nun jederzeit den Überblick über ihre Finanzen und steuern ihr Unternehmen kompetent und örtlich ungebunden. An freien Tagen gönnen sie sich Entspannung. So haben sie den Kopf frei für neue Ideen.

Sandras liebste Zeitgold-Features

Dokumentenarchiv

Kassenbuch

„Das Kassenbuch ist einfach und clever programmiert sowie komplett auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Ich kann alles ganz schnell eingeben und mir wird direkt angezeigt, wenn es Unstimmigkeiten gibt.“

Employee management Zeitgold customer Poke Pelelina

Lohnabrechnung

„Neue Mitarbeiter können sich selbst über die Sofortmeldung anmelden und ich muss nicht allem hinterherrennen. Außerdem kann ich Vorschüsse aus der Kasse direkt eintragen und die App merkt sich das bis zur Lohnabrechnung.“

Rechnungen zahlen

Rechnungszahlung

„Ich habe eine Übersicht aller fälligen Zahlungen. Ich habe darum sehr viele SEPA-Lastschriften gekündigt, weil ich mit Zeitgold alles besser im Blick habe.“

Der Traum vom eigenen Restaurant

In der Meierei im Berliner Kollwitzkiez bieten Sandra und Hubert ihren Gästen seit elf Jahren Köstlichkeiten aus den Alpen an: Apfelstrudel, Gulasch, Salate sowie Süßigkeiten aus der Schweiz, Österreich und Norditalien. Die Meierei ist ein Ort der süddeutschen Gastfreundschaft: „Wir wollen eine Art Herberge für unsere Gäste schaffen, in der sie sich wohlfühlen und gutes Essen genießen können“. So hielten mit Obatzter und Apfelstrudel auch traditionelle Familienrezepte von Sandras Großmutter Einzug in die Hauptstadt.

Sandra kennt sich aus in der Gastronomie. Durch Ihre Ausbildung zur Industriekauffrau und einigen Jahren Erfahrung im Catering kennt sie die Branche. Der Traum vom eigenen Unternehmen wuchs: ein Restaurant gestalten, wie man es sich selbst als Kunde wünschen würde und endlich eigene Entscheidungen treffen. Doch wie so häufig in der Gastronomie wurde Sandra durch die deutsche Bürokratie mit Buchhaltung, Steuererklärung und Co. aus ihren Träumen gerissen: „Die Papiere stapelten sich Tag für Tag zu einem Berg auf meinem Schreibtisch.“

Der Albtraum vom Papierkram

Ständig neue Aufgaben und neue Herausforderungen ließen den Berg an Arbeit wachsen: Rechnungen und Mitarbeiter müssen bezahlt, neue Angestellte ordnungsgemäß angemeldet, mit den Lieferanten neu verhandelt werden. Dazu noch neue Konzeptideen und frische Rezepte ausprobieren, den Warenbestand kontrollieren und vieles mehr.

Der Sonntag wurde zum Buchhaltungstag erkoren. „Augen zu und durch.” dachte Sandra sich. In dem großen Betrieb mit 16 Mitarbeitern, diversen Zahlmethoden und täglichen Öffnungszeiten muss alles korrekt ablaufen und gut funktionieren. Trotz großem Vorwissen unterschätzte Sandra die Menge an Aufgaben, die auf sie als Gastronomin zukamen. Viele Bereiche fielen dann doch unter den Tisch. Zeitmangel wurde zum Dauerthema. Die Zeit war zu knapp, um richtiges Management zu betreiben, die Finanzen auszuwerten und richtig zu kalkulieren. Mit den vielen gefühlten Wahrheiten handelte Sandra zwar nach bestem Wissen und Gewissen, doch die Unsicherheit war ihr ständiger Begleiter.

Endlich wieder richtig Feierabend

Als Sandra und Hubert Zeitgold entdeckten, fand das Papierchaos im Büro endlich ein Ende Nun sortieren sie die Papiere nur noch kurz vor in die Kategorien „Bezahlt”, „Nicht Bezahlt” und „Sonstiges”. Ihre Dokumente sind im Nu aus dem Weg und in der App übersichtlich aufbereitet Kassenbuch, Rechnungszahlung, Mitarbeitermanagement sowie die Dokumente sind in einem einzigen Tool gesammelt.

Ihren Bürokram erledigen sie, verteilt über den Tag, in wenigen Minuten. Der ewige Teufelskreis des Papierkriegs ist endlich durchbrochen und die freien Sonntage wieder zurück. Im Wohnzimmer stapeln sich nicht länger die Dokumentenberge und auch die zusätzlichen Büroräume wurden überflüssig. Mit der neu gewonnenen Freiheit ist auch ein Wochenende in den Alpen wieder möglich – mit Zeit, um neue Rezepte zu entdecken, neue Lieferanten zu finden und sich inspirieren zu lassen.

Sicheren Schrittes in die Zukunft

Sandra hat nun auch deutlich mehr Zeit für ihre eigentliche Leidenschaft – das Tagesgeschäft in ihrem Restaurant: „Den durch die App freigeschaufelten Tag kann ich nun mit Aktivitäten verbringen, die unter anderem auch mehr Umsatz einbringen. Im Vergleich zum selben Zeitraum 2017 konnten wir unseren Umsatz deutlich erhöhen.“

Endlich hat Sandra genügend Zeit, um konkret mit den Zahlen zu arbeiten. Es ist jetzt einfacher auszuwerten, was am besten bei der Kundschaft ankommt. Sie trifft bessere Entscheidungen zu Produkten, Speisekarte und Personal. Sandra entschied sich gegen einen Lieferservice, aber für einen Mittagstisch; gegen längere, aber für frühere Öffnungszeiten. Von den vielen gefühlten Wahrheiten ging der Fokus über zur tatsächlichen Rentabilität.

Vor wenigen Wochen wurde der Mietvertrag der Meierei verlängert, und Sandra mangelt es nicht an Ideen für die nächsten Jahre. „Ich freue mich, dass ich mir dank Zeitgold nicht mehr um meinen Papierkram den Kopf zerbrechen muss, sondern mich um das kümmern kann, weswegen ich den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt habe: meine Gäste und meinen Traum von alpenländischer Gastfreundschaft!“

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