Den Papierkram-Berg erfolgreich meistern

Wie die Geschäftsführerin der Meierei dank Zeitgold ihre Passion für die Gastronomie wiederentdeckt hat

Das Problem

Nach der erfolgreichen Gründung ihres eigenen Restaurants war Sandra mit einem niemals endenden Fluss an Papierkram konfrontiert. Freie Sonntage und Feierabende mussten geopfert werden, um den Monatsabschluss vorzubereiten, was Sandras Möglichkeiten sich zu erholen oder Geschäftsideen voranzutreiben limitierte. 

Die Lösung

Zeitgold scannt und automatisiert wöchentlich Sandras Belege, Dokumente und Papiere und bereitet diese so vor, dass alles per Klick in der App erledigt werden kann. Sandra hat nun jederzeit den Überblick über ihre Finanzen und steuert ihr Unternehmen kompetent von überall.

Der Traum vom eigenen Restaurant

In der Meierei im Berliner Kollwitzkiez verkaufen Sandra und Ihr Team seit 11 Jahren Köstlichkeiten aus den Alpen  – Apfelstrudel, Gulasch, Salate, Süßigkeiten aus der Schweiz, Österreich und Norditalien. Es ist ein Ort der süddeutschen Gastfreundschaft: „Ich will eine Art Herberge für meine Gäste schaffen, in dem sie sich wohlfühlen und gutes Essen geniessen können“. So fanden mit dem Obatzter und Apfelstrudel Rezept der Großmutter, alpenländische Spezialitäten Einzug in die Hauptstadt.

Sandra kennt sich aus in der Gastronomie. Durch Ihre Ausbildung zur Industriekauffrau und einigen Jahren im Catering, war sie nicht neu in der Branche. Der Traum vom eigenen Unternehmen wurde größer: ein Restaurant gestalten, wie man es sich selbst als Kunde wünschen würde und endlich eigene Entscheidungen treffen. Doch wie so häufig in der Gastronomie macht die deutsche Bürokratie einen Strich durch die Rechnung: „Die Papiere stapelten sich Tag für Tag zu einem Berg auf meinem Schreibtisch.“

Der Albtraum vom Papierkram

Ständig neue Aufgaben und neue Herausforderungen ließen den Berg an Arbeit wachsen: Rechnungen und Mitarbeiter müssen bezahlt, die neuen Angestellten ordnungsgemäß angemeldet, mit den Lieferanten neu verhandelt, Konzept-Ideen und frische Rezepte sollten ausprobiert, der Warenbestand kontrolliert werden und, und, und.

Der Sonntag wurde zum Buchhaltungs-Tag erkoren. “Augen zu und durch” hieß es. In dem großen Betrieb mit 16 Mitarbeitern, diversen Zahlmethoden, und täglichen Öffnungszeiten, muss vieles einfach korrekt laufen. Es muss funktionieren. Trotz großem Vorwissen, unterschätzte Sandra die enorme Menge an Aufgaben, die auf einen Gastronomen zukommen. Viele Bereiche fielen immer wieder unter den Tisch. Zeitmangel wurde zum Dauerthema. Die Zeit war knapp um richtiges Management zu betreiben, um richtig auszuwerten, um richtig zu kalkulieren. Mit den vielen gefühlten Wahrheiten konnte zwar nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt werden, aber die Unsicherheit wurde zum ständigen Begleiter. 

"Meine Zahlen habe ich jederzeit im Überblick und kann so kompetent und sicher Entscheidungen treffen."

Sandra, Inhaberin Meierei

Endlich wieder Feierabend

Das Papierchaos im Büro fand ein Ende als Sandra Zeitgold entdeckte. Eine kurze Vorsortierung in “Bezahlt”, “Nicht Bezahlt” und “Sonstiges”, und schnell waren alle Dokumente aus dem Weg. In der App hat sie die Übersicht: Kassenbuch, Rechnungszahlung, Mitarbeitermanagement und alle Dokumente in einem einzigen Tool gesammelt.

Sandra verteilte so Ihren Bürokram auf wenige Minuten im Laufe des Tages. Der ewige Teufelskreis des Papierkrieges war durchbrochen und der freie Sonntag kehrte zurück. Das Wohnzimmer diente nicht länger der Dokumentenaufbewahrung, und auch die zusätzlichen Büroräume wurden überflüssig. Und mit der frisch gewonnenen Freiheit, ist auch ein Wochenende in den Alpen wieder möglich – mit Zeit für die Suche nach neuen Rezepten, Lieferanten und Inspirationen.

Sicheren Schrittes in die Zukunft

Sandra entdeckte auch noch ganz eigene Möglichkeiten, wie sie mit Hilfe der App Ihr Geschäft optimieren kann: “Den freigeschaufelten Tag kann ich nun mit Aktivitäten verbringen, die u.a. auch mehr Umsatz bringen. Im Vergleich zum selben Zeitraum in 2017, konnten wir unseren Umsatz deutlich erhöhen.” 

Endlich gab es genügend Zeit, um konkret mit den ganzen Zahlen zu arbeiten.  Es wurde einfacher auszuwerten, was am besten bei der Kundschaft ankam. Sie traf neue Entscheidungen über Produkte, Produktkombinationen, Speisekarte und Personal. Sie entschied sich gegen eine Lieferservice, aber für einen Mittagstisch; gegen längere, aber für frühere Öffnungszeiten. Von den vielen gefühlten Wahrheiten ging der Fokus über zur tatsächlichen Rentabilität.

Vor wenigen Wochen wurde der Mietvertrag der Meierei verlängert, und Sandra mangelt es nicht an Ideen für die nächsten Jahre. „Ich freue mich, dass ich mir dank Zeitgold nicht mehr um meinen Papierkram den Kopf zerbrechen muss, sondern mich um das kümmern kann, weswegen ich den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt habe: Meine Gäste und meinen Traum.“

Büroarbeit einfach erledigt

Sandras liebste Zeitgold-Features

Kassenbuch

"Das Kassenbuch ist einfach und clever programmiert und komplett auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Ich kann alles ganz schnell eingeben und mir wird direkt angezeigt, wenn es Unstimmigkeiten gibt."

Lohnbuchhaltung

"Neue Mitarbeiter können sich selbst über die Sofortmeldung anmelden und ich muss nicht allem hinterherrennen. Ausserdem kann ich Vorschüsse aus der Kasse direkt eintragen, und die App merkt sich das bis zur Lohnabrechnung."

Rechnungszahlung

"Ich habe eine Übersicht aller fälligen Zahlungen. Ich habe darum sehr viele SEPA Lastschriften gekündigt weil ich mit Zeitgold alles besser im Blick habe."

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