Den Papierkram-Berg erfolgreich meistern

Wie die Geschäftsführerin der Meierei dank Zeitgold ihre Passion für die Gastronomie wiederentdeckt hat.

Das Problem

Nach der erfolgreichen Gründung ihres eigenen Restaurants waren Sandra und Hubert mit einer niemals endenden Flut an Papierkram konfrontiert. Sie opferten freie Sonntage und Feierabende, um den Monatsabschluss vorzubereiten, Es blieb kaum Zeit sich zu erholen oder Geschäftsideen weiter voranzutreiben. 

Die Lösung

Zeitgold scannt und automatisiert wöchentlich die Belege, Dokumente und Papiere der Meierei und bereitet diese so vor, dass alles per Klick in der App erledigt werden kann. Die beiden haben nun jederzeit den Überblick über ihre Finanzen und steuern ihr Unternehmen kompetent und örtlich ungebunden. An freien Tagen gönnen sie sich Entspannung und haben den Kopf frei für neue Ideen.

Der Traum vom eigenen Restaurant

In der Meierei im Berliner Kollwitzkiez bieten Sandra und Hubert ihren Gästen seit elf Jahren Köstlichkeiten aus den Alpen an: Apfelstrudel, Gulasch, Salate, Süßigkeiten aus der Schweiz, Österreich und Norditalien. Es ist ein Ort der süddeutschen Gastfreundschaft: „Wir wollen eine Art Herberge für unsere Gäste schaffen, in der sie sich wohlfühlen und gutes Essen genießen können“. So hielten mit dem Obatzter und Apfelstrudel auch traditionelle Familienrezepte von Sandras Großmutter Einzug in die Hauptstadt.

Sandra kennt sich aus in der Gastronomie. Durch Ihre Ausbildung zur Industriekauffrau und einigen Jahren im Catering, kennt sie die Branche. Der Traum vom eigenen Unternehmen wuchs: ein Restaurant gestalten, wie man es sich selbst als Kunde wünschen würde und endlich eigene Entscheidungen treffen. Doch wie so häufig in der Gastronomie wurde Sandra durch die deutsche Bürokratie, mit Buchhaltung, Steuererklärung und Co. aus ihren Träumen gerissen: „Die Papiere stapelten sich Tag für Tag zu einem Berg auf meinem Schreibtisch.“

Der Albtraum vom Papierkram

Ständig neue Aufgaben und neue Herausforderungen ließen den Berg an Arbeit wachsen: Rechnungen und Mitarbeiter müssen bezahlt, die neuen Angestellten ordnungsgemäß angemeldet, mit den Lieferanten neu verhandelt, Konzept-Ideen und frische Rezepte sollten ausprobiert, der Warenbestand kontrolliert werden, und, und, und…

Der Sonntag wurde zum Buchhaltungs-Tag erkoren. “Augen zu und durch” dachte Sandra sich. In dem großen Betrieb mit 16 Mitarbeitern, diversen Zahlmethoden, und täglichen Öffnungszeiten, muss alles korrekt laufen und gut funktionieren. Trotz großem Vorwissen, unterschätzte Sandra die enorme Menge an Aufgaben, die auf sie als Gastronomin zukamen. Viele Bereiche fielen dann doch unter den Tisch. Zeitmangel wurde zum Dauerthema. Die Zeit war knapp um richtiges Management zu betreiben, um richtig auszuwerten, um richtig zu kalkulieren. Mit den vielen gefühlten Wahrheiten konnte zwar nach bestem Wissen und Gewissen gehandelt werden, aber die Unsicherheit wurde zum ständigen Begleiter. 

"Meine Zahlen habe ich jederzeit im Überblick und kann so kompetent und sicher Entscheidungen treffen."

Sandra, Inhaberin Meierei

Endlich wieder Feierabend

Das Papierchaos im Büro fand endlich ein gutes Ende, als Sandra und Hubert Zeitgold entdeckten. Nun sortieren sie die Papiere kurz vor in “Bezahlt”, “Nicht Bezahlt” und “Sonstiges”, und schnell sind alle Dokumente aus dem Weg. In der App haben sie die Übersicht: Kassenbuch, Rechnungszahlung, Mitarbeitermanagement und alle Dokumente in einem einzigen Tool gesammelt.

Ihren Bürokram erledigen sie, verteilt über den Tag, in wenigen Minuten. Der ewige Teufelskreis des Papierkrieges war durchbrochen und der freie Sonntag kehrte zurück. Im Wohnzimmer stapelten sich nicht länger die Dokumentenberge und auch die zusätzlichen Büroräume wurden überflüssig. Mit der frisch gewonnenen Freiheit, ist auch ein Wochenende in den Alpen wieder möglich – mit Zeit, um neue Rezepte zu entdecken, neue Lieferanten zu finden und sich inspirieren zu lassen. 

Sicheren Schrittes in die Zukunft

Sandra hat nun auch deutlich mehr Zeit für ihre eigentliche Passion – das Tagesgeschäft in ihrem Restaurant: „Den durch die App freigeschaufelten Tag kann ich nun mit Aktivitäten verbringen, die u.a. auch mehr Umsatz einbringen. Im Vergleich zum selben Zeitraum in 2017, konnten wir unseren Umsatz deutlich erhöhen.“

Endlich hatte Sandra genügend Zeit, um konkret mit den Zahlen zu arbeiten. Es wurde einfacher auszuwerten, was am besten bei der Kundschaft ankam. Sie traf neue Entscheidungen über Produkte, Produktkombinationen, Speisekarte und Personal. Sie entschied sich gegen einen Lieferservice, aber für einen Mittagstisch; gegen längere, aber für frühere Öffnungszeiten. Von den vielen gefühlten Wahrheiten ging der Fokus über zur tatsächlichen Rentabilität. Vor wenigen Wochen wurde der Mietvertrag der Meierei verlängert, und Sandra mangelt es nicht an Ideen für die nächsten Jahre. „Ich freue mich, dass ich mir dank Zeitgold nicht mehr um meinen Papierkram den Kopf zerbrechen muss, sondern mich um das kümmern kann, weswegen ich den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt habe: Meine Gäste und meinen Traum von alpenländischer Gastfreundschaft!“

Büroarbeit einfach erledigt

Sandras liebste Zeitgold-Features

Kassenbuch

"Das Kassenbuch ist einfach und clever programmiert und komplett auf unsere Bedürfnisse zugeschnitten. Ich kann alles ganz schnell eingeben und mir wird direkt angezeigt, wenn es Unstimmigkeiten gibt."

Lohnbuchhaltung

"Neue Mitarbeiter können sich selbst über die Sofortmeldung anmelden und ich muss nicht allem hinterherrennen. Außerdem kann ich Vorschüsse aus der Kasse direkt eintragen, und die App merkt sich das bis zur Lohnabrechnung."

Rechnungszahlung

"Ich habe eine Übersicht aller fälligen Zahlungen. Ich habe darum sehr viele SEPA Lastschriften gekündigt, weil ich mit Zeitgold alles besser im Blick habe."

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