Papierkram einfach erledigt

Wie vier Geschwister Dank einer App zu Buchhaltungsprofis wurden. 

Das Problem

Theresa und ihre Geschwister haben mit Poké Pelelina ein erfolgreiches Restaurant eröffnet. Vorher hat sich keiner von ihnen viel mit Buchhaltung beschäftigt. Täglich gab es tausend neue Fragen und die Angst, Dinge falsch zu machen oder zu vergessen, war groß. 

Die Lösung

Theresa hat mit Zeitgold den kompletten Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Ihre vorbereitende Buchhaltung hat sie digitalisiert und Schritt-für-Schritt Anleitungen in der App helfen ihr, alles im Griff zu behalten.

Theresa findet an Zeitgold am besten...

die Zeitgold-Box

"Die Abholung bedeutet für mich weniger Arbeit und mehr Ordnung. Ich muss nicht mehr stundenlang sortieren, abheften und suchen, sondern nur noch meine Dokumente in eine Box legen."

die Lohnbuchhaltung

"Die Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung ist schlau gelöst. Ich melde den Mitarbeiter in der App an, der Link wird verschickt und er kann sich selbst anmelden."

die Verständlichkeit

"Die App ist einfach zu bedienen. Ich habe nicht mehr das Gefühl, meine Buchhaltung falsch machen zu können."

Vier Geschwister, ein Restaurant

Seit August 2017 servieren vier Geschwister authentische hawaiianische Poké in ihrem Restaurant im Prenzlauer Berg. Die Idee kam Theresa auf einer Hawaii Reise im Jahr 2016: Bowls mit frischem Fisch, knusprigem Gemüse, warmem Reis und leckeren Saucen. Beim Weihnachtsessen stellte sie erste Kreationen der Familie vor. Alle waren begeistert und direkt dabei. Die kommenden Monate vergingen mit Vorbereitungen und der Suche nach der perfekten Location. 

Die Einrichtung der kleinen, gemütlichen Räumlichkeiten in der Stargarder Str. 68 ist ein Konglomerat der verschiedenen Interessen, Leidenschaften und Geschmäcker der Geschwister. Zusammen richteten sie ihr “zweites gemeinsames Wohnzimmer” ein. Seit der Eröffnung strömen die Kunden zu dem neuen kulinarischen Berliner Hotspot in Wohnzimmeratmosphäre. Pelelina bedeutet Berlin auf hawaiianisch.

Tausend Fragen, keine Antworten

Theresa ist studierte Jazzsängerin und arbeitet beim Fernsehen. Ihre große Leidenschaft ist neben der Musik das Kochen. „Den Menschen ein Lächeln ins Gesicht zaubern, geht am besten mit Musik und gutem Essen. Deswegen machen wir das”. Ihre zwei Schwestern machen die tägliche Restaurant Arbeit. Theresa kreiert die Saucen und kümmert sich zusammen mit ihrem Bruder um die Buchhaltung. 

Mit den Kunden kamen die ersten Belege und die ersten Lieferantenrechnungen. “Der buchhalterische Bereich war absolutes Neuland für mich. Gestresst hat mich vor allem, dass ich nicht wusste, was ich machen muss. Was darf ich machen? Wie sind die Regeln? Worauf sollte ich achten? Wie arbeitet man mit dem Kassenbuch. Wann kommt die Steuerprüfung?” Die tägliche Papierkram-Arbeit führte oft zu Verwirrung und Chaos. Theresa möchte die Buchhaltung Ihres Unternehmens verstehen. Neben Google wurden schnell Leute für die verschiedenen Bereiche gefunden. Die externen Berater konnten dringende Fragen zwar klären, aber keine langfristige Übersicht bieten. “Die Steuerberatung war wie ein schwarzes Loch. Da ging alles rein, aber ich hatte keine Ahnung was in diesem Universum passiert“.

"Es ist zwar eine Box. Aber keine Blackbox. Ich frage sehr viel nach, und bekomme endlich Antworten."

Theresa, Inhaberin Poker Pelelina

Eine App für vier Geschwister

Mit den Stunden häuften sich die Rechnungen. Von Zeitmangel und Unsicherheiten überrannt, machte sich Theresa auf die Suche nach einer Alternative. Auf Instagram entdeckte sie eine Zeitgold Werbung. Seitdem ihre Dokumente, Belege und Rechnungen innerhalb von 24 Stunden digitalisiert werden, findet sie alles übersichtlich und strukturiert auf ihrem Handy. Von dort aus helfen Schritt-für-Schritt-Anleitungen und automatisierte Vorgänge die vorbereitende Buchhaltung im Griff zu behalten. „Es ist zwar eine Box, in die ich alle meine Sachen schmeiße. Aber es ist keine Blackbox. Ich frage sehr viel nach, und bekomme endlich Antworten.“

Das Zeitgold-System hilft den Geschwistern auf unterschiedliche Weise. Theresa und ihr Bruder sind mit der Buchhaltung und ihre beiden Schwestern mit dem Gastronomie Alltag entlastet. Die App zeigt anstehende Aufgaben an, und mit wenigen Klicks ist alles erledigt. Lohnbuchhaltung und Gehaltsabrechnung sind einfacher, das Kassenbuch ist leicht geführt, und der ganze Aufwand der vorbereitenden Buchhaltung ist geschmälert. Als wirtschaftlich wichtig hat sich auch das Dokumentenarchiv erwiesen. „Gerade in der Gastro mit den ständig schwankenden Einkaufspreisen ist es wichtig, kurz zu überprüfen, wie viel wir wann für unsere Zutaten gezahlt haben”. Komplexe Themen wie Kassenbuch Regularien, Steuerabzüge und die vorbereitende Buchhaltung erledigen sie mit Zeitgold endlich leicht verständlich. 

Digitale Zukunft

„Wir leben in einem digitalen Zeitalter. Warum soll meine Buchhaltung da  nicht auch digital sein? Vorher habe ich Ewigkeiten über Excel Listen gesessen und musste alles manuell machen. Jede IBAN von jeder kleinen Rechnung habe ich im Online Banking eingegeben, und stundenlang Dokumente sortiert.” 

Mit der Digitalisierung kam Theresas Wochenende zurück, und die Gewissheit die Buchhaltung komplett im Griff zu haben. Mit dem Verständnis für die einzelnen Abläufe können Theresa und Ihre Geschwistern das Geschäft vorausschauend führen. Der Erfolg der ersten Filiale hält an. Das Organisatorische ist geregelt. Und die Geschwister haben endlich Zeit, die nächsten Schritte von Poké Pelelina zu planen. Schon bald wird die nächste Filiale eröffnet, und von Anfang an ist Zeitgold dabei.

„Vorher war ich maßlos überfordert. Jetzt schicke ich alles dahin, und alles ist gut. Das ist die größte Veränderung durch Zeitgold.“

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